Sähköinen ajanvaraus

Miksi sähköinen ajanvaraus?

Jos yritystoiminnassasi teet työtä käsilläsi, keskeyttää puhelimeen vastaaminen todennäköisesti työsi. Nettiajanvaraus auttaa tässä. Sinä voit keskittyä palvelemaan asiakastasi ja nettiajanvaraus hoitaa asiakkaittesi varaukset taustalla.

Lisää myyntiä
Sähköinen ajanvarausjärjestelmä on töissä myös silloin kun yrittäjä itse on vapaalla. Anna asiakkaasi päättää milloin hän haluaa seuraavan aikansa varata. Yhä enemmän aikoja halutaan varata normaalin työajan jälkeen (esim. Timma raportoi, että yli 50% varauksista tulee normaalin työajan ulkopuolella) eli jos et halua vastata puhelimeen yötä-päivää, sähköinen varausjärjestelmä takaa, että asiakkaasi saa varattua aikansa silloin kun se hänelle parhaiten sopii.

Vähemmän peruutuksia
Ajanvarausjärjestelmän helppo ja nopea asennus ja matala kuukausimaksu mahdollistavat käyttöönoton pienimmissäkin yrityksissä. Asiakas saa tekstiviesti- tai sähköpostimuistutuksen varaamastaan ajasta suoraan järjestelmästä, joka vähentää viime hetken peruutuksia ja vahingossa tehtyjä päällekkäisiä varauksia.

Apua hinnoitteluun
Sähköinen ajanvarausjärjestelmä voi auttaa myös palvelun hinnoittelussa. Kiireisinä aikoina asiakas maksaa normihinnan, mutta kysyttyjen aikojen ulkopuolella voidaan palvelu hinnoitella halvemmin. Hinnoittelulla voidaan myös suunnata kiireettömät asiakkaat käyttämään tiettyjä kellonaikoja.

Järjestelmän valinta

Ajanvarausjärjestelmiä on markkinoilla kymmenittäin. Osa on kohdennettu suoraan tietynlaisille palveluntuottajille esim. kampaamo- ja kauneudenhoitoalan yrittäjille (Timma). Kannattaa kysellä muiden yrittäjien mielipiteitä heidän käyttämistään ohjelmistoista ennen päätöstä. Hyvänä neuvona voisi pitää, että valitse järjestelmä omaan toimialaasi ja yrityksesi kokoon sopivaksi.

Miten valita?

  • Kirjaa ylös, mitä ominaisuuksia tarvitset
  • Pohdi, mitä asiakkaasi toivovat. Jos et tiedä – kysy heiltä!
  • Tutki, mitä kilpailijasi / saman alan yrittäjät muualla käyttävät.
  • Käytä itse varausjärjestelmiä, niin näet, mikä toimii.
  • Käytä hyväksesi ilmaisia kokeilujaksoja
  • Vertaa kustannuksia – varo piilokustannuksia!
  • Pilvipalvelu on skaalautuva, edullinen, nopea ottaa käyttöön eikä sido vuosiksi
  • Ota huomioon päätelaiteriippuvuus ja tekninen tuki tarvittaessa
    Lähde: Annika Koskela, Elisa Oyj

Alla esimerkkejä järjestelmistä:
https://timma.fi/yrittäjälle – erityisesti kampaamo- ja kauneushoitoalan järjestelmä
http://www.phorest.fi/
https://slotti.fi/booking.html
https://www.mindbodyonline.com/
https://digitalbooker.com/fi
https://www.tehden.com/
http://www.markus.ee/
http://www.kwork.me
http://www.nettiaika.fi

Ajanvarauksesta toiminnanohjaukseen

Suurimpaan osaa sähköisistä ajanvarausjärjestelmistä kuuluu tai on mahdollista ottaa käyttöön erilaisia lisäosia. Nettipohjaiseen ajanvarausjärjestelmään voi kuulua myös muita lisäpalveluita, esim.:
• Kassajärjestelmä
• Asiakasrekisteri
• Kanta-asiakaskortisto
• Markkinointityökalu
• Nettikauppa ja varastonhallintatyökalu
• Työajanhallintatyökalu

Nämä lisäohjelmat auttavat huomattavasti arjen pyörittämisessä ja ovat käytännössä jo pienimuotoinen toiminnanohjausjärjestelmä. Tarkista tilitoimistoltasi voitko liittää esim. sähköisen kassajärjestelmän heidän kirjanpito-ohjelmaansa ja tämä on jo iso askel taloushallinnon sähköistämiseen.

Sähköisen järjestelmän kautta saat paljon tietoa asiakkaistasi ja palvelujesi käytöstä. Tätä tietoa voit käyttää yrityksesi toiminnan kehittämisessä esim. hiljaisten aikojen täyttämisellä hinnoittelun avulla.