Sähköposti

Suurimmalla osalla yrityksistä on jo sähköposti käytössä. Ja hyvä näin, sillä asiakkaat haluavat puhelimen lisäksi sähköisen tavan viestiä. Kun olet hankkimassa yrityksellesi sähköpostia, yritä pitää henkilöstön sähköpostiosoitteet yrityksen brändin ja nettisivujen mukaisena esim. Yrjo.yrittaja(at)yritys.fi. Henkilökohtainen osoite on paljon parempi kuin anonyymi info(at)yritys.fi-tyyppinen osoite eli vältä näitä jos mahdollista.

Sähköposti on tärkeä osa asiakaspalvelua.

Liian usein sähköpostilla tehty yhteydenotto tai kysely siirretään sivuun muiden ”kiireellisempien” asioiden edeltä. Yleinen asenne tuntuu edelleen olevan, että jos joku ihan oikeasti ja kiireellä haluaa tietoa, hän varmaankin soittaa. Mutta ei. Sähköposteihin pitäisi vastata ihan yhtä viiveettä kuin puhelinsoittoihinkin. Tämä on osa digiajan asiakaspalvelua ja nopeat syövät hitaat.

Googlen CEO Eric Schmidt on koonnut yhdeksän säännön listan sähköpostailuun:

  1. Vastaa nopeasti, se poikii positiivisuutta. Lyhytkin viesti on hyvä: ”Asia selvä.” vahvistaa sen, että olet saanut viestin ja sen, että asia on hoidossa.
  2. Ole viestissäsi lyhyt, mutta selkeä. Sähköposti ei ole proosailuun.
  3. Pidä postilaatikkosi siistinä, se vähentää selailuun menevää aikaa.
  4. Tartu sähköposteihin viimeinen sisään-ensimmäinen ulos-periaatteella.
  5. Mieti, kuka muu voisi hyötyä tästä tiedosta, kun luet sähköpostejasi.
  6. Mieti, miksi käyttäisit piilokopiota. On parempi kopioida vastaanottaja avoimesti postiin tai jättää hänet kokonaan pois, ellet halua piilottelukulttuuria yritykseesi.
  7. Älä huuda. Tai jos siihen on tarve, tee se kasvotusten sen sijaan että sähköisesti.
  8. Tee tärkeiden asioiden seuraaminen helpoksi kopioimalla tehtäväpyynnöt sisältävät sähköpostit omalla nimelläsi.
  9. Helpota asioiden/artikkeleiden/linkkien löytymistä lähettämällä näistä itsellesi sähköposti tietyillä avainsanoilla.
    http://time.com/3425368/google-email-rules/