Osoiterekisterit

Kattava ja ajan tasalla oleva rekisteri on kaiken viestinnän alku ja juuri. Osoitteita voi yrittäjä kerätä itse ja hyödyntää asiakasrekisteriään. Osoitetietoja ja suoramarkkinointi lupia voidaan kerätä esimerkiksi liittämällä yrityksen kotisivuille uutiskirjeen tilauslomake. Asiakkaalta täytyy selvästi kysyä lupaa hänen tietojensa tallentamisesta yrityksen asiakasrekisteriin ja asiakkaan on tehtävä fyysinen toimenpide tämän luvan antamiseksi eli tilauslomakkeessa tule olla rastitettava ruutu. Uutiskirjeen tilauslomakkeelle kannattaa valita sivuilla kiinteä paikka. Lomake kannattaa laittaa myös sosiaaliseen mediaan. Halukkuutta voidaan tiedustella myös kilpailuvastausten yhteydessä sekä messuilla ja tapahtumissa.

Markkinointi- ja osoiterekisteri saa sisältää nimen ja yhteystiedon lisäksi tiedot arvosta tai ammatista, iästä, sukupuolesta ja äidinkielestä sekä yhden yksilökohtaisen tunnistetiedon.

Omilta asiakkailta saatuja yhteystietoja voi myös käyttää omien, samaan tuoteryhmään kuuluvien tai muuten vastaavien tuotteiden markkinointiin niin kauan kuin asiakkuus jatkuu.

Ostetut osoiterekisterit

Voit lähettää markkinointiviestintää lain mukaan yhteisöille ja yrityksille ilman lupaa, mutta yksityiselle henkilölle et ilman ennakkosuostumusta. Ostetut rekisterit ovat vain yhteisöille ja yritysten väliseen markkinointiviestintään.

”Yhteisöille saa lähettää sähköistä suoramarkkinointia. Yhteisöillä on kielto-oikeus (SVTsL 27 §)”

”Luonnollisille henkilöille ei saa lähettää sähköistä suoramarkkinointia ilman vastaanottajan ennakkosuostumusta (SVTsL 26 §)”

Osoiterekisterit voivat olla kuitenkin riski ja kaikki uutiskirjepalveluntuottajat eivät anna niiden käytölle lupaa. Palveluntarjoajien tuotteet vaihtelevat. Osan osoitteistoista voidaan tehdä paikkakunta- ja toimialahakuja hyvinkin tarkasti. Osalla osoitteisto päivittyy ja osalla taas ostat osoitteiston sen hetkisen tilan. Massarekisterit, joita ei ole segmentoitu, ei ole hyvä ratkaisu, eli tarkista palvelun tarjoajalta.

Ostettujen osoitteistojen haaste on se, että ne sisältävät yleensä runsaasti toimimattomia osoitteita, joista sähköposti tuottaa virheilmoitukset. Jos käytät sähköpostimarkkinoinnissa yrityksen perussähköpostia, tukkeutuu se nopeasti ilmoituksista. Sähköpostimarkkinointia varten kannattaa perustaa oma sähköpostitili.

Valmiita osoiterekistereitä myyviä yrityksiä:
http://www.posti.fi/yritysasiakkaat/laheta/suoramarkkinointi/yrityskohderyhmat.html?gclid=CJjsqLmK6NECFV5JGQodS2UNUA
http://www.jppostitus.fi/palvelut/osoiterekisterit/
https://www.osoitetalo.fi/osoiterekisterit
https://selector.bisnode.fi/

Lainsäädäntö

Kuluttajien tietojen kerääminen rekisteriin suoramainontaa, markkinointia ja etämyyntiä varten on sallittua tietyin rajoituksin, ellei rekisteröity ole sitä erikseen kieltänyt. Kuluttajalta tulee jatkossa saada selvä suostumus tietojensa keräämiseen.

Suoramarkkinointi
Suoramarkkinointi asiakkaille on sallittua, jos siihen on saatu henkilöltä suostumus.
Suoramarkkinointi on myös sallittua nk. asemavaltuutuksen kautta henkilölle, joka toimii organisaatiossa tehtävässä, johon tarjottavat hyödykkeet olennaisesti liittyvät.

Luvan saaminen uutiskirjeen lähettämiseksi
Liitä kotisivuille uutiskirjeen tilauslomake
Kysy kilpailuvastauksen yhteydessä halukkuutta saada uutiskirje
Kysy tapahtumissa ja messuilla asiakkaiden halukkuutta saada uutiskirje.

Suoramarkkinoinnista kieltäytyminen
Palvelun tarjoajan tai tuotteen myyjän on annettava asiakkaalle mahdollisuus kieltää yh­teystietojen käyttö. Suoramarkkinointia ei saa myöskään harjoittaa, jos henkilö on tämän nimenomaisesti kieltänyt. Jos osoitteistossasi on suoramarkkinointikiellon tehneitä ihmisiä, siivoa ne välittömästi pois.

Sellaisia sähköposteja ei saa lähettää suoramarkkinointitarkoituksessa, jossa peitetään tai salataan sen lähettäjän henkilöllisyys, jonka puolesta viesti on lähetetty tai jossa ei ole voimassa olevaa osoitetta, johon vastaanottaja voi lähettää pyynnön siitä, että kyseinen viestintä lopetetaan (Sähköisen viestinnän tietosuojadirektiivi).

Uutiskirjeen peruminen
Asiakkaalle on annettava mahdollisuus perua uutiskirjetilaus helposti. Liitä uutiskirjeeseen linkki perumiseen.
Sähköisessä markkinoinnissa on aina lain mukaan tultava myös ilmi se, mistä lähteestä osoitteisto on hankittu.

Osoiterekisterin ilmoittaminen
Lain mukaan henkilörekisterillä tulee olla nimi. Lisäksi kaikista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste.

Yrityshenkilörekisterin pitäminen on sallittua, kun sen sisältämät tiedot ja viestien sisältö liittyvät rekisteröidyn tehtävään ja asemaan organisaatiossa
Rekisteriselosteesta http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/rekisteri-jatietosuojaselosteet.html
Rekisterinpitäjän tulee laatia jokaisesta eri henkilörekisteristä rekisteriseloste, joka on pidettävä yleisesti saatavilla esimerkiksi rekisterinpitäjän toimipaikassa tai verkkopalvelussa. Samaan henkilörekisteriin kuuluvat erikseen pidetyt atk-rekisterit ja manuaaliset luettelot ja kortistot, jos niitä käytetään saman tehtävän hoitamiseen.

Osoitetietojen keräämisestä http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523

EU:n yhteinen tietosuoja-asetus 25.5.2018
HUOMIO! Uusi EU:n yhteinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25.5.2018 ja voimaan tullessaan se kumoaa nykyisen Suomen henkilötietolain. Yritysten velvollisuudet henkilötietojen käsittelyssä kasvavat ja erityistä huomiota tullaan kiinnittämään henkilötietojen turvalliseen säilyttämiseen sekä henkilötietojen käsittelyn ulkoistamiseen. Säännösten rikkominen tuo taloudellisesti merkittäviä sanktioita, eli kannattaa jo nyt varautua.

Uuden asetuksen tavoitteena on yhdenmukaistaa eurooppalaista tietosuojajärjestelmää sekä päivittää yksityisyyden suojauskäytännöt digiaikaan. Tavoitteena on myös edistää digitaalista sisämarkkina-aluetta.

Asiakkaan oikeudet jatkossa

  • Asiakkaalla on oikeus päästä tutustumaan omiin tietoihinsa jota yritys on tallentanut rekisteriinsä
  • Asiakkaalla on oikeus saada tietonsa korjatuksi
  • Asiakkaalla on oikeus saada tietonsa pysyvästi poistetuksi kaikista yrityksen järjestelmistä
  • Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa tallentaminen ja käsittely
  • Asiakkaalla on oikeus saada yrityksen keräämä tieto itselleen itsestään.
  • Asiakkaalla on oikeus muuttaa mieltään tietojen keruusta, eli vaikka on antanut ensin luvan, voi hän peruuttaa suostumuksensa milloin vain.

Yrityksellä, joka pitää asiakasrekisteriä, on velvollisuus ilmoittaa 72h kuluessa viranomaisille ja asiakasrekisteriin kuuluville henkilöille, omaan järjestelmäänsä kohdistuneesta tietomurrosta. Jos näin ei tehdä, on seurauksena isot taloudelliset sanktiot.

https://opitietosuojaa.fi/index.php/fi/56-lainsaeaedaentoe/lait/eun-tietosuoja-asetus/23-tuleva-eu-n-tietosuoja-asetus
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32002L0058:FI:HTML
http://www.castren.fi/fi/blogijauutiset/blogi-2016/miten-valmistautua-eun-uuden-tietosuoja-asetuksen-vaatimuksiin/